CRM Property Documentation

📘 Pendahuluan

CRM Property adalah sistem terintegrasi yang dirancang untuk membantu perusahaan developer properti dalam mengelola seluruh proses bisnis mulai dari prospek calon pembeli hingga layanan purna jual.

Sistem ini menghubungkan divisi Sales, Finance, Customer Care, dan Management dalam satu platform yang terintegrasi sehingga seluruh aktivitas dapat dipantau secara real-time.

Tujuan Sistem

Mengelola prospek dan pipeline penjualan.
Mengelola proses booking dan SPU.
Mengelola pembayaran dan collection.
Mengelola komisi penjualan.
Mengelola garansi dan layanan purna jual.
Menyediakan approval workflow yang terstruktur.
Mencatat seluruh aktivitas pengguna melalui Activity Logs.

Seluruh transaksi penting dalam sistem menggunakan mekanisme approval untuk memastikan kepatuhan terhadap proses bisnis perusahaan.

👥 Role & Permission

Hak akses sistem dibagi berdasarkan tanggung jawab masing-masing divisi.

Role	Tanggung Jawab
Owner	Mengakses seluruh modul dan approval sistem.
Admin	Mengelola operasional sistem dan master data.
Sales	Lead, Booking, SPU, Komisi, Pembatalan.
Finance	Payment, Collection, Refund, Approval Komisi.
Customer Care	Warranty, Complaint, Service Request, Work Order.
Technician	Menjalankan dan menyelesaikan Work Order.

Setiap role hanya dapat mengakses menu dan fitur yang sesuai dengan kewenangannya.

📊 Dashboard

Dashboard memberikan gambaran kondisi bisnis secara real-time berdasarkan aktivitas yang terjadi di dalam sistem.

Informasi yang Ditampilkan

Total Leads
Total Booking
Total SPU
Total Payment
Total Collection
Total Complaint
Total Work Order

Pending Approval Widget

Widget ini menampilkan jumlah transaksi yang sedang menunggu persetujuan.

SPU Approval
Discount Request
Booking Cancellation
SPU Cancellation
Refund Request
Work Order Approval
Commission Approval

Approval Badge

Badge pada menu Approval Center akan menampilkan jumlah total approval yang masih menunggu tindakan.

Owner dan Admin disarankan untuk memeriksa Pending Approval Widget setiap hari kerja.

🎯 Lead Management

Lead adalah calon pembeli yang menjadi target proses penjualan.

Tujuan Modul

Mencatat prospek calon pembeli.
Mengelola pipeline penjualan.
Memonitor aktivitas follow up.
Mengukur potensi closing.

Atribut Lead

Field	Keterangan
Project	Proyek yang diminati.
Lead Source	Sumber lead.
Lead Status	Status pipeline lead.
Name	Nama calon pembeli.
Phone	Nomor telepon.
Email	Alamat email.
Budget	Estimasi kemampuan pembelian.
City	Kota domisili.
Notes	Catatan tambahan.

Workflow

Lead → Follow Up → Booking → SPU → Payment → Handover

Business Rules

Lead wajib memiliki status.
Lead dapat memiliki banyak aktivitas.
Lead dapat memiliki banyak follow up.
Lead dapat menghasilkan lebih dari satu booking apabila diperlukan.

📈 Pipeline Management

Pipeline digunakan untuk memonitor posisi setiap calon pembeli dalam proses penjualan.

Tujuan Modul

Memvisualisasikan progres penjualan.
Mengidentifikasi peluang closing.
Membantu monitoring kinerja Sales.

Lead Status

Status	Deskripsi
New Lead	Lead baru masuk ke sistem.
Contacted	Sudah dihubungi oleh Sales.
Interested	Menunjukkan ketertarikan terhadap produk.
Survey	Telah melakukan survey lokasi.
Negotiation	Dalam tahap negosiasi harga.
Booking	Sudah melakukan booking unit.
Closed Won	Berhasil menjadi pembeli.
Closed Lost	Gagal melakukan pembelian.

Status pipeline dapat dipindahkan sesuai perkembangan prospek sehingga tim manajemen dapat melihat kondisi funnel penjualan secara real-time.

📞 Follow Up Management

Follow Up digunakan untuk mencatat seluruh aktivitas komunikasi antara Sales dan calon pembeli.

Data yang Dicatat

Tanggal Follow Up
Metode Komunikasi
Hasil Komunikasi
Catatan Tambahan
Jadwal Follow Up Berikutnya

Workflow

Lead → Follow Up → Follow Up Berikutnya → Booking

Business Rules

Setiap Lead dapat memiliki banyak Follow Up.
Follow Up wajib memiliki tanggal aktivitas.
Follow Up dapat menghasilkan reminder otomatis.

⏰ Reminder Follow Up

Reminder Follow Up membantu Sales agar tidak kehilangan peluang closing karena lupa menghubungi prospek.

Cara Kerja

Sales membuat Follow Up.
Menentukan tanggal Follow Up berikutnya.
Sistem akan menampilkan reminder sesuai jadwal.
Sales melakukan tindak lanjut sesuai reminder.

Disarankan seluruh Follow Up memiliki jadwal tindak lanjut agar tidak ada prospek yang terlewat.

🏢 Project Management

Project merupakan representasi proyek perumahan atau kawasan yang dipasarkan oleh perusahaan.

Tujuan Modul

Mengelola data proyek.
Menjadi induk seluruh inventory unit.
Menjadi referensi transaksi penjualan.

Atribut Utama

Name
Slug
Description
Address
City
Province
Price Start
Price End
Status

Relasi Data

Project → Cluster → Unit Type → Property Unit

🏘️ Property Cluster

Cluster digunakan untuk mengelompokkan unit dalam satu area tertentu pada proyek.

Fungsi Cluster

Mempermudah pengelolaan inventory.
Mempermudah pencarian unit.
Mengelompokkan produk berdasarkan area.

🏠 Unit Type

Unit Type digunakan untuk mendefinisikan tipe rumah atau produk yang dijual.

Contoh

Tipe 36/72
Tipe 45/90
Tipe 60/120

Fungsi

Menentukan spesifikasi produk.
Menjadi referensi Property Unit.

🏡 Property Unit & Inventory

Property Unit merupakan inventory utama yang dijual kepada pelanggan.

Lifecycle Unit

Available → Booked → Sold

Status Unit

Status	Keterangan
Available	Unit tersedia untuk dijual.
Booked	Unit sudah dibooking.
Sold	Unit sudah memiliki SPU yang disetujui.

Business Rules

Booking mengubah status unit menjadi Booked.
SPU Approved mengubah status unit menjadi Sold.
Booking Cancellation mengembalikan unit menjadi Available.
SPU Cancellation mengembalikan unit menjadi Available.

📝 Booking Management

Booking merupakan proses reservasi unit oleh calon pembeli sebelum diterbitkan SPU.

Atribut Utama

Booking Number
Lead
Project
Property Unit
Booking Fee
Booking Date
Expired Date
Status

Workflow

Lead → Booking → SPU

Business Rules

Unit harus berstatus Available.
Unit yang dibooking otomatis menjadi Booked.
Satu Booking hanya untuk satu unit.
Booking dapat diajukan pembatalan.

❌ Booking Cancellation

Digunakan untuk membatalkan booking yang telah dibuat sebelumnya.

Workflow

Booking → Cancellation Request → Approval → Cancelled

Approval Workflow

Draft → Submitted → Approved / Rejected

Business Rules

Booking yang sudah memiliki SPU tidak dapat dibatalkan.
Approval dilakukan oleh pihak berwenang.
Setelah disetujui, status booking menjadi Cancelled.
Unit otomatis kembali menjadi Available.

💸 Discount Request

Digunakan untuk mengajukan permintaan diskon terhadap transaksi booking.

Status

Draft
Submitted
Approved
Rejected

Workflow

Draft → Submitted → Approved / Rejected

Business Rules

Harus terkait dengan Booking.
Diskon harus memiliki alasan.
Memerlukan approval.
Diskon yang disetujui akan digunakan dalam perhitungan SPU.

📄 SPU Management

SPU (Surat Pemesanan Unit) merupakan dokumen resmi yang menandakan kesepakatan pembelian unit properti antara perusahaan dan calon pembeli.

Tujuan Modul

Mengubah Booking menjadi transaksi penjualan.
Mencatat nilai transaksi final.
Menjadi dasar pembayaran.
Menjadi dasar perhitungan komisi.
Menjadi dasar proses Akad dan Handover.

Atribut Utama

Field	Keterangan
SPU Number	Nomor SPU.
Booking	Booking terkait.
SPU Date	Tanggal SPU.
Unit Price	Harga jual unit.
Booking Fee	Nilai booking fee.
DP Amount	Nilai uang muka.
Discount Amount	Total diskon disetujui.
Payment Method	Cash, Inhouse, KPR, dll.

Status SPU

Status	Keterangan
Draft	Belum diajukan.
Submitted	Menunggu approval.
Approved	Disetujui.
Rejected	Ditolak.
Cancelled	Dibatalkan.

Workflow

Booking → SPU Draft → Submitted → Approved

Business Rules

SPU harus berasal dari Booking yang valid.
SPU harus mendapatkan approval.
SPU yang disetujui akan menghasilkan transaksi komisi.
SPU yang disetujui mengubah status unit menjadi Sold.
SPU menjadi dasar Payment Schedule.

🚫 SPU Cancellation

Digunakan untuk membatalkan transaksi SPU yang telah dibuat.

Approval Workflow

Draft → Submitted → Approved / Rejected

Validasi Sistem

SPU yang sudah memiliki Akad tidak dapat dibatalkan.
SPU yang sudah memiliki Handover tidak dapat dibatalkan.

Dampak Approval

Status SPU menjadi Cancelled.
Unit kembali menjadi Available.
Transaksi penjualan dianggap batal.

Pembatalan SPU harus dilakukan dengan pertimbangan bisnis yang matang karena mempengaruhi inventory dan laporan penjualan.

💰 Sales Commission

Modul ini digunakan untuk menghitung, mengajukan, menyetujui, dan membayarkan komisi penjualan kepada Sales.

Cara Kerja

SPU disetujui.
Sistem menghitung komisi otomatis.
Transaksi komisi dibuat.
Komisi diajukan.
Finance melakukan approval.
Finance melakukan pembayaran.

Formula Perhitungan

(Unit Price - Discount) × Persentase Komisi

Status Komisi

Draft
Submitted
Approved
Paid
Cancelled

Notification Workflow

Commission Submitted
Commission Approved
Commission Paid

✍️ Akad Management

Akad merupakan proses legalisasi transaksi antara perusahaan dan pembeli.

Atribut Utama

Akad Number
Akad Date
Akad Type
Notary Name
Status

Status

Scheduled
Completed
Cancelled

Workflow

SPU Approved → Akad Scheduled → Akad Completed

🏠 Handover Management

Handover merupakan proses serah terima unit kepada pembeli.

Tujuan Modul

Mencatat serah terima unit.
Menjadi dasar warranty.
Menandai selesainya proses penjualan.

Status

Scheduled
Completed
Cancelled

Workflow

Akad Completed → Handover Scheduled → Handover Completed → Warranty Active

Business Rules

Handover harus terkait dengan SPU.
Warranty dapat dibuat setelah Handover.

📅 Payment Schedule

Payment Schedule digunakan untuk mengelola jadwal pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli berdasarkan SPU yang telah disetujui.

Tujuan Modul

Mengontrol jadwal pembayaran.
Mengidentifikasi keterlambatan pembayaran.
Menjadi dasar Collection Management.
Mengukur progress pembayaran unit.

Atribut Utama

Field	Keterangan
SPU	SPU terkait.
Schedule Name	Nama termin pembayaran.
Payment Type	Jenis pembayaran.
Due Date	Jatuh tempo.
Amount	Nominal pembayaran.

Status

Pending
Paid
Overdue

Business Rules

Status berubah otomatis berdasarkan pembayaran.
Schedule yang melewati jatuh tempo akan menjadi Overdue.
Schedule Paid tidak dapat menjadi Overdue.

💳 Payment Management

Modul ini digunakan untuk mencatat seluruh pembayaran yang dilakukan oleh pembeli.

Tujuan Modul

Mencatat transaksi pembayaran.
Mengurangi outstanding SPU.
Mengupdate progress pembayaran.
Menjadi sumber laporan keuangan.

Atribut Utama

Payment Number
Payment Date
Payment Type
Amount
Reference Number
Notes

Perhitungan Sistem

Outstanding = Unit Price - Total Paid

Payment Progress = Total Paid ÷ Unit Price × 100%

Business Rules

Payment harus terkait dengan SPU.
Setiap payment akan tercatat pada Activity Logs.
Payment dapat mempengaruhi status Payment Schedule.

📞 Collection Management

Collection Management digunakan untuk memonitor dan menindaklanjuti pembayaran yang terlambat.

Workflow Collection

Payment Schedule → Overdue → Collection Follow Up → Promise To Pay

Follow Up Methods

Phone Call
WhatsApp
Email
Visit

Data yang Dicatat

Tanggal Follow Up
Metode Follow Up
Catatan Hasil Komunikasi
Promise To Pay Date
Promise Amount

Promise Status

Status	Keterangan
Waiting	Menunggu pembayaran sesuai janji.
Paid	Pembayaran sudah diterima.
Broken	Janji pembayaran tidak dipenuhi.

🔔 Collection Reminder & Broken Promise

Sistem secara otomatis melakukan monitoring terhadap janji pembayaran pelanggan.

Reminder Workflow

Promise To Pay Date → Reminder → Monitoring

Broken Promise Workflow

Promise To Pay Date Terlewati → Belum Bayar → Broken Promise Notification

Notification

Promise To Pay Reminder
Broken Promise Notification

Business Rules

Sistem memeriksa janji pembayaran setiap hari.
Notifikasi dikirim kepada Finance.
Broken Promise muncul apabila janji pembayaran telah lewat dan schedule masih belum lunas.

💵 Refund Management

Refund digunakan untuk mengembalikan dana kepada pelanggan sesuai keputusan bisnis perusahaan.

Workflow

Draft → Submitted → Approved → Paid

Status

Draft
Submitted
Approved
Paid
Rejected

Notification Workflow

Refund Submitted
Refund Approved
Refund Paid

Business Rules

Refund harus memiliki alasan.
Refund harus melalui approval.
Refund yang sudah dibayarkan tidak dapat diubah kembali.

Seluruh proses refund tercatat pada Activity Logs untuk kebutuhan audit.

🛡️ Warranty Management

Warranty digunakan untuk mengelola masa garansi unit yang telah diserahterimakan kepada pelanggan.

Tujuan Modul

Mencatat masa berlaku garansi.
Menjadi dasar layanan purna jual.
Mengelola complaint selama masa warranty.

Atribut Utama

Warranty Number
Start Date
End Date
Status
Notes

Status Warranty

Status	Keterangan
Active	Garansi masih berlaku.
Expired	Masa garansi telah berakhir.
Closed	Garansi ditutup permanen.

Business Rules

Warranty dibuat setelah Handover.
Status dapat berubah otomatis menjadi Expired.
Warranty menjadi dasar Complaint Ticket.

🎫 Complaint Management

Complaint digunakan untuk mencatat keluhan pelanggan selama masa warranty.

Tujuan Modul

Mencatat seluruh keluhan pelanggan.
Memonitor progres penyelesaian.
Menjadi dasar Service Request.

Atribut Utama

Ticket Number
Complaint Date
Category
Priority
Status
Assigned To
Description
Resolution

Priority Level

Low
Medium
High
Urgent

Status Complaint

Open
In Progress
Resolved
Closed

Complaint yang telah diselesaikan akan otomatis berubah menjadi Resolved melalui workflow Service Request dan Work Order.

📋 Service Request

Service Request merupakan instruksi kerja yang dibuat berdasarkan Complaint pelanggan.

Workflow

Complaint → Service Request → Work Order

Status

Open
Assigned
In Progress
Completed
Cancelled

Business Rules

Service Request harus terkait Complaint.
Dapat ditugaskan kepada Customer Care.
Dapat menghasilkan satu atau lebih Work Order.
Saat Completed akan membantu menyelesaikan Complaint.

🔧 Work Order Management

Work Order digunakan untuk mengelola pekerjaan teknis yang harus dilakukan di lapangan.

Approval Workflow

Draft → Submitted → Approved → Assigned → In Progress → Completed

Status Work Order

Status	Keterangan
Draft	Belum diajukan.
Submitted	Menunggu approval.
Approved	Disetujui.
Assigned	Sudah ditugaskan ke teknisi.
In Progress	Sedang dikerjakan.
Completed	Pekerjaan selesai.
Rejected	Ditolak.

Notification Workflow

Work Order Submitted
Work Order Approved
Work Order Assigned
Work Order Completed

Business Rules

Harus berasal dari Service Request.
Dapat menggunakan Material.
Dapat memiliki dokumentasi foto.
Completion akan menyelesaikan Service Request.
Completion akan menyelesaikan Complaint terkait.

🧰 Material Management

Material digunakan untuk mencatat kebutuhan dan penggunaan material dalam pelaksanaan Work Order.

Atribut Utama

Material Name
Unit
Default Price
Notes

Penggunaan Material

Setiap Work Order dapat menggunakan satu atau lebih material.

Field	Keterangan
Qty	Jumlah material digunakan.
Price	Harga per unit.
Subtotal	Qty × Price.

Perhitungan Biaya

Actual Cost = Total seluruh subtotal material yang digunakan pada Work Order.

📷 Dokumentasi Foto Work Order

Dokumentasi foto digunakan untuk mencatat kondisi sebelum dan sesudah pekerjaan dilakukan.

Jenis Foto

Before
After

Tujuan

Memvalidasi pekerjaan teknisi.
Menyediakan bukti penyelesaian pekerjaan.
Mendukung audit layanan purna jual.

Disarankan setiap Work Order memiliki minimal satu foto Before dan satu foto After.

✅ Approval Center

Approval Center merupakan pusat persetujuan seluruh transaksi yang membutuhkan otorisasi.

Jenis Approval

SPU Approval
Discount Request
Booking Cancellation
SPU Cancellation
Refund Request
Work Order Approval
Commission Approval

Dashboard Integration

Pending Approval Widget
Approval Badge Sidebar

🔔 Notification Center

Sistem menyediakan notifikasi real-time untuk membantu pengguna memonitor aktivitas penting.

Jenis Notifikasi

SPU Submitted
SPU Approved
SPU Rejected
Refund Submitted
Refund Approved
Refund Paid
Commission Submitted
Commission Approved
Commission Paid
Broken Promise
Work Order Assigned

📜 Activity Logs

Activity Logs digunakan untuk mencatat seluruh aktivitas pengguna dan sistem.

Data yang Dicatat

Create
Update
Delete
Status Change
Approval Activity

Activity Logs berfungsi sebagai audit trail sistem.

📊 Reports

Reports digunakan untuk analisis operasional dan pengambilan keputusan.

Kategori Report

Sales Report
Booking Report
SPU Report
Payment Report
Collection Report
Refund Report
Commission Report
Customer Care Report

👤 User Management

User Management digunakan untuk mengelola pengguna sistem dan hak aksesnya.

Fitur

Create User
Edit User
Assign Role
Activate / Deactivate User

⚙️ System Settings

Modul ini digunakan untuk konfigurasi sistem secara global.

Menu Tersedia

Company Profile
WhatsApp Gateway
Application Settings

Saat versi 1.0 dirilis, menu ini masih disiapkan untuk pengembangan berikutnya.

🎨 Status Reference

Status	Arti
Draft	Belum diajukan.
Submitted	Menunggu approval.
Approved	Sudah disetujui.
Rejected	Ditolak.
Completed	Proses selesai.

🔔 Notification Reference

Notifikasi	Kapan Dikirim
SPU Submitted	Saat SPU diajukan.
SPU Approved	Saat SPU disetujui.
Commission Paid	Saat komisi dibayarkan.
Broken Promise	Saat janji pembayaran gagal dipenuhi.

📚 Glossary

Istilah	Penjelasan
Lead	Calon pembeli potensial.
Booking	Reservasi unit oleh calon pembeli.
SPU	Surat Pemesanan Unit.
Akad	Proses legalisasi transaksi.
Handover	Serah terima unit kepada pelanggan.
Warranty	Masa garansi unit.

👥 Role Access Matrix

Matriks berikut menjelaskan hak akses setiap role terhadap modul sistem.

Module	Owner	Admin	Sales	Finance	Customer Care	Technician
Leads	✓	✓	✓	-	-	-
Booking	✓	✓	✓	-	-	-
SPU	✓	✓	✓	-	-	-
Payment	✓	✓	-	✓	-	-
Collection	✓	✓	-	✓	-	-
Warranty	✓	✓	-	-	✓	-
Work Order	✓	✓	-	-	✓	✓

✅ Approval Matrix

Document	Submitted By	Approved By
SPU	Sales	Owner / Admin
Discount Request	Sales	Owner / Admin
Booking Cancellation	Sales	Owner / Admin
SPU Cancellation	Sales	Owner / Admin
Refund Request	Sales / Finance	Finance
Commission Payment	Finance	Finance Manager
Work Order	Customer Care	Owner / Admin

🔔 Notification Matrix

Event	Penerima
SPU Submitted	Owner, Admin
SPU Approved	Sales Creator
Refund Submitted	Finance
Commission Paid	Sales
Broken Promise	Finance
Work Order Assigned	Technician

👥 Role Interaction Diagram

Sales → Owner/Admin → Finance → Customer Care → Technician

Role	Fokus Utama
Sales	Lead, Booking, SPU
Owner/Admin	Approval & Monitoring
Finance	Payment & Collection
Customer Care	Warranty & Complaint
Technician	Work Order Execution

🔄 Business Workflow

Lead

→

Booking

→

Discount Request

→

SPU

→

Payment

→

Akad

→

Handover

→

Warranty

📈 Sales Workflow Diagram

Diagram berikut menggambarkan alur penjualan dari prospek hingga unit terjual.

Lead

→

Follow Up

→

Booking

→

Discount Request

→

SPU

→

Unit Sold

💳 Finance Workflow Diagram

SPU Approved

→

Payment Schedule

→

Payment

→

Collection

→

Promise To Pay

→

Broken Promise

🛠️ After Sales Workflow

Warranty → Complaint → Service Request → Work Order → Material Usage → Before / After Photo → Completed

🛠️ After Sales Workflow Diagram

Warranty

→

Complaint

→

Service Request

→

Work Order

→

Material Usage

→

Resolved

✅ Approval Workflow Diagram

Draft

→

Submitted

→

Approved

↘

Rejected

📦 Version History

Halaman ini mencatat perubahan penting yang terjadi pada sistem.

Version	Date	Description
1.0.0	2026	Initial Production Release

🚀 Release Notes

Version 1.0.0

Lead Management
Booking Management
SPU Workflow
Commission Workflow
Refund Workflow
Collection Management
Warranty Management
Work Order Management
Approval Center
Notification Center

⚠️ Known Limitations

Company Profile belum aktif.
WhatsApp Gateway masih tahap pengembangan.
Application Settings belum digunakan.
Multi Project Dashboard masih menggunakan agregasi global.

📘 Documentation Information

CRM Property Documentation

Version 1.0.0

Last Updated: June 2026

This documentation is intended for internal operational use and user onboarding.